Tips voor e-mailtemplates schrijven
Als verhuurder wil je elke huurder natuurlijk graag zo goed mogelijk helpen. Een belangrijk onderdeel van een goede huurervaring is het klantcontact. Huurkalender.nl vereenvoudigt het klantcontact voor jou als verhuurder met behulp van persoonlijke en ingeplande e-mailtemplates. Maar hoe schrijf je nou een klantvriendelijke e-mail?
Om je op weg te helpen, vind je in dit document schrijftips en een aantal standaardberichten die je kunt gebruiken voor jouw e-mailtemplates. Afhankelijk van je type huurders kun je kiezen voor een formele of informele tone-of-voice.
Kopieer de tekst en plak deze in het gewenste template. Pas vervolgens de details aan op je eigen huisstijl en maak het kloppend met de gemaakte afspraken met huurders (denk aan tijden, data en locaties).
Wil je meer weten over het aanmaken van e-mailtemplates en het gebruiken van e-mail tags? Lees dan deze instructie.
Schrijftips e-mailtemplates
Tone-of-voice
Kies je voor een formele of informele tone-of-voice? Gebruik je u of je in alle e-mails?Vermijd taalfouten
We maken allemaal wel eens een foutje, maar voorkom deze zoveel mogelijk in je geautomatiseerde e-mailtemplates. Laat iemand er nog eens naar kijken voordat je ze definitief instelt om verstuurd te worden.Schrijf klantgericht
Klanten waarderen het als je vanuit hun perspectief schrijft. Schrijf dus niet: “Wij zijn bereikbaar op…”, maar gebruik liever: “U bereikt ons op…”.Schrijf korte zinnen
Korte zinnen maken de e-mail snel leesbaar. Zo vergroot je de kans dat de lezer geen belangrijke informatie mist. Schrijf dus niet: “We zouden het op prijs stellen als u eventueel van te voren alvast uw aankomsttijd met ons wilt delen”, maar liever: “Laat u ons alstublieft weten wanneer u aankomt?”.Wees consequent
Gebruik in elke e-mail dezelfde schrijfstijl. Begin je met ‘je’, stap dan niet bij de volgende e-mail over op ‘u’.Deel niet meer informatie dan nodig is
Misschien wil je vanuit passie alles delen wat je interessant lijkt voor de huurders, maar beperk je echt tot dat wat noodzakelijk is. Eventuele extra informatie kun je altijd delen in een brochure (evt. als bijlage van de e-mail).Houd de e-mails actueel
Een e-mail met verouderde informatie komt erg onpersoonlijk over. Plan daarom af en toe tijd in om de e-mailtemplates te actualiseren. Klopt de informatie die je stuurt nog wel? Is er misschien iets niet langer relevant om te vermelden?Maak e-mails gezellig
Je huurder heeft een boeking geplaats en waarschijnlijk veel zin in de ervaring. De ervaring begint echter al bij de e-mails die jij naar hen stuurt. Maak de berichten dus gezellig en laat blijken dat jij ook blij bent met de boeking. Gebruik eventueel een smiley of uitroeptekens, maar altijd met mate.Bied actief service aan
Met service win je het vertrouwen van huurders. Laat hen daarom nog eens weten dat ze altijd vragen mogen stellen en waarop ze je dan kunnen bereiken.
Voorbeelden e-mailtemplates om te gebruiken - informeel
Boekingbevestiging vakantiehuis informeel Beste [PERSON_NAME], Je boeking bij [CALENDAR_NAME] is bevestigd. We hebben je betaling goed ontvangen. Dank je wel daarvoor! We kijken ernaar uit om je te ontvangen op [BOOKING_START]. Je kunt vanaf 15:00 uur inchecken. In de bijlage vind je alle informatie over de accommodatie. Heb je nog andere vragen over je boeking? Stel ze dan gerust. Je bereikt ons via [vul hier je e-mailadres in] of bel ons op [vul je telefoonnummer in]. We wensen je alvast een heel fijn verblijf. Hartelijke groet,
[vul hier je eigen handtekening in]
Betalingsherinnering informeel Beste [PERSON_NAME], We hebben nog geen betaling van je ontvangen. Zodra de betaling bij ons binnen is, kunnen we de boeking voor je bevestigen. Je kunt het bedrag eenvoudig overmaken via onderstaande betaallink. We kijken ernaar uit om je te ontvangen op onze locatie. Alvast bedankt! Hartelijke groet,
Hartelijk dank voor je reserveringsaanvraag bij [CALENDAR_NAME].,
[vul hier je eigen handtekening in]
Voorbeelden e-mailtemplates om te gebruiken - formeel
Boekingsbevestiging formeel Onderwerp: Bedankt voor uw reservering | Boekingsbevestiging Beste [PERSON_NAME], Uw boeking voor [CALENDAR_NAME] is bevestigd. We hebben uw aanvraag en uw betaling in goede orde ontvangen. U bent op [BOOKING_START] van harte welkom op onderstaand adres. Vanaf 15:00 kunt u inchecken. U vindt in de bijlage de boekingsbevestiging en belangrijke informatie omtrent uw verblijf. Laat het gerust weten als u vragen heeft. U bereikt ons op [vul hier je contactgegevens in]. We wensen u alvast een prettig verblijf en kijken uit naar uw komst. Met vriendelijke groet,
[vul hier je eigen handtekening in]
Betalingsherinnering formeel Beste [PERSON_NAME], Hartelijk dank voor uw reserveringsaanvraag. Om uw verblijf te kunnen bevestigen, vragen we u vriendelijk om het openstaande bedrag [kies hier de gewenste prijzen-tag] over te maken. Zodra we uw betaling in goede orde hebben ontvangen, brengen we u daarvan op de hoogte. Alvast hartelijk bedankt. Met vriendelijke groet,
[vul hier je eigen handtekening in]
Informatie voor uw verblijf Beste [PERSON_NAME], In de bijlage vindt u de brochure. Hierin leest u alles over de faciliteiten en wat er in de omgeving te doen is. Heeft u vragen hierover? Neem gerust contact met ons op. We denken graag met u mee! Met vriendelijke groet,
Binnenkort verblijft u in [CALENDAR_NAME]. Om u goed voor te bereiden en om alles uit uw verblijf te halen, sturen wij u alvast relevante informatie toe.
[vul hier je eigen handtekening in]
Huurkalender.nl - Uw verhuur goed geregeld
Maak het uzelf en uw klanten gemakkelijk en beheer uw beschikbaarheid eenvoudig online. Beheer uw online reserveringen, boekingen en beschikbaarheid van uw vakantiewoning, bed & breakfast, auto, camper of boot nu simpel online met het flexibele reserveringssysteem van Huurkalender.nl.